TimeCrowd( https://timecrowd.net/ )に入力したデータをもとに、カテゴリごとの集計や棒グラフの制作を行います。
ここではサンプルデータとしてTimeCrowdを使用していますが、手入力したデータやその他の勤怠管理システムの場合も、CSVデータもしくは表の形になっていれば、応用できます。
まずは全体の流れを追って、必要な個所をカスタマイズしてみてくださいね。
作業日：2024/10/08
使用ソフトとバージョン：Microsoft365 Excelバージョン2409
全体の流れ
- 集計用のデータを用意する：本ページではTimeCrowdからデータをダウンロード
- エクセルに集計用データを展開する
- 集計用データから必要な情報だけ抜き出すなどの整理をする
- ピボットテーブルを使って集計する
- 棒グラフの設定をする
TimeCrowdからデータをダウンロードする
- エクスポート → データ生成 の順にクリックする
- チーム → ユーザー の順にチェックを入れて、期間を設定して「生成」を押す
- データ種別、時刻形式、文字コードを選択して、ダウンロードをクリックする
- データの準備が完了すると「ダウンロード」と出てくるので、クリックしてダウンロードする。
時間がかかっている場合は、もう一度「エクスポート」を押してページを開き直すと準備が完了している場合も。
エクセルにCSVデータを展開する
- エクセルを開き、新規ブックを作成する
- データ → テキストまたはCSVから の順にクリックする
- 先ほどダウンロードしたTimeCrowdのデータを選び、「インポート」を押す
- 表のプレビューが表示されたら「データの変換」を押す
- 表がPowerQueryエディターに読み込まれるので、「閉じて読み込む」を押す
- エクセルのシートに表が読み込まれる
ピボットテーブルを使って集計する
※PowerQueryエディター上で編集もできますが、データベースの知識がないと少々複雑になるため、ここではピボットテーブルを使用します。- 挿入 → ピボットテーブル → OK の順にクリックする
- ピボットテーブルのフィールドに必要な項目をドラッグして持っていく。
フィルター：絞り込んで表示させたい情報（例：チームに複数人のメンバーがおり、メンバーごとに集計を切り替えたい、など。）
列、行：縦横の見出し部分
値：表のメイン。集計したい情報 - 時間の合計を出したいので、値、に合計作業時間をドラッグし、右端の▽ → 値フィールドの設定 の順にクリックする
- 集計したいので、「合計」を選んで、OKをクリックする。
※平均や個数などを選択することで、合計以外の集計ができます。 - 集計テーブルが出来上がるが、時間の表示がおかしいので、セルをドラッグして選択 → 右クリック → セルの書式設定 の順にクリックする
- ユーザー定義 → [h]:mm:ss を選択するか、無ければ記述して、「OK」をクリックする。
※[h]:mm:ssは〇時間〇分〇秒の形での集計。[h]と囲んでいるのは24時間を超えても〇日ではなく〇時間（32時間等）と表示される形式にするため。
棒グラフの設定をする
- ピボットテーブルのセルをどこでもいいのでクリックした後に、挿入 → グラフアイコンの▽ → 作りたいグラフをクリックする
- グラフが自動的に作成される
- 棒グラフのグループと横軸を変えたい場合、グラフを一回クリック → 右クリック → データの選択 の順にクリックする
- 行/列の切り替え → OK の順にクリックする
- グラフとテーブルが更新される
もっと細かい集計方法や色々なグラフや棒グラフに折れ線グラフを乗せる方法などもありますが、複雑になりすぎるのでいったん割愛。
また別の機会に。
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